Datenschutzrichtlinie & Datenschutzerklärung

ABSCHNITT EINS – DATENSCHUTZRICHTLINIE

Universal Language Solutions Ltd, Eingetragenes Unternehmen 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham, London BR3 1AT - Vereinigtes Königreich.

ULS bietet Sprachübersetzungsdienste an, indem es seine professionellen Übersetzer mit einem auf die Anforderungen zugeschnittenen Service für Projekte einsetzt.

Bei Fragen zum Inhalt dieses Richtliniendokuments und dieser Datenschutzerklärung oder Anfragen zum Zugriff auf gespeicherte Daten wenden Sie sich bitte an Colin Allinson, Head of Operations per E-Mail an info@universallanguagesolutions.com.

ULS ist registriert beim Information Commissioner's Office, Referenz ZA394954

Verantwortlicher für Datenschutz und Informationssicherheit ist der Geschäftsführer Manitu Szerman.

UNSERE PFLICHTEN VERSTEHEN

ULS hat alle regelmäßig durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten, die Daten einem hohen Risiko aussetzen, und alle sensiblen personenbezogenen Daten bewertet und dokumentiert. Diese Tätigkeiten wurden anhand der in den Verordnungen vorgesehenen Rechtsgrundlagen und besonderen Bedingungen gerechtfertigt und in einem Datenschutzhinweis festgehalten (siehe Abschnitt zwei dieses Dokuments). Die Datenschutzerklärung steht allen Interessierten auf unserer Website universallanguagesolutions.co.uk zur Einsicht bereit

AUSKUNFTSRECHTE VON PERSONEN

Jede Person hat das Recht, Details zu allen personenbezogenen Daten anzufordern, die ULS möglicherweise über sie gespeichert hat. Sie haben außerdem erweiterte Rechte in Bezug auf unsere Nutzung dieser Daten. Zu diesen gehören:

  • ·         Das Recht, falsche oder veraltete Informationen korrigieren zu lassen
  • ·         Das Recht auf Löschung Ihrer Daten (auch bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“)
  • ·         Das Recht, die Art und Weise einzuschränken, wie wir mit Ihren Daten umgehen und sie verwenden
  • ·         Das Recht, zu beantragen, dass Ihnen Ihre Daten in einem sicheren und für die Wiederverwendung geeigneten Format zur Verfügung gestellt werden (auch bekannt als „Recht auf Übertragbarkeit“)

ULS erkennt an, dass jeder eine Anfrage stellen kann, ob Informationen mit personenbezogenen Daten gespeichert sind. ULS reagiert auf schriftliche Anfragen schnellstmöglich. Kopien der gespeicherten Daten werden innerhalb von 30 Tagen bereitgestellt. Das Unternehmen korrigiert auf Verlangen etwaige Fehler und erklärt sich bereit, Aufzeichnungen zu löschen, sofern dies nach der Rechtsgrundlage zulässig ist.

ÜBERARBEITUNG DER DATENSCHUTZRICHTLINIE UND DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Datenschutz ist ein ständiger Punkt auf der Tagesordnung des ULS Management Review Meetings und des Trustees Board Meetings. Dazu gehört eine Überprüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung und des Datenschutzhinweises auf Relevanz und Korrektheit.  Die Dokumente und dieses Richtliniendokument werden mindestens einmal jährlich vollständig überprüft.

DETAILS ZUR SICHERHEIT

Wir sorgen stets dafür, dass die personenbezogenen Daten von ULS auf verantwortungsvolle und sichere Weise verwaltet werden. Daher sind alle vernetzten Geräte verschlüsselt und passwortgeschützt und werden auf verschlüsselten Cloud-Servern gespeichert. Hierbei werden wir von unserem IT-Anbieter Resonate Cloud Services unterstützt. Auf allen mobilen Geräten wird die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet.

Das Cloud-basierte Google Drive, das für die Verwaltung von Projektdateien genutzt wird, bietet nur zugewiesenen Projektmanagern einen eingeschränkten Zugriff.

Mitarbeiter, die Mobiltelefone für den Zugriff auf geschäftliche Informationen, einschließlich E-Mails, verwenden, werden dazu angehalten, eine PIN- oder Fingerabdruck-Sicherheitsfunktion einzurichten sowie sicherzustellen, dass Updates für die Betriebssysteme heruntergeladen werden, sobald sie verfügbar sind.

Personalakten in Papierform werden in einem verschlossenen Schrank in einem verschlossenen Büro aufbewahrt, zu dem nur wenige Personen über einen Schlüssel verfügen. Der Zugang zum Gebäude erfolgt über eine besetzte Rezeption.

VORGEHEN BEI VERSTÖSSEN

Im Falle eines Verstoßes wie Einbruch, Verlust oder Diebstahl eines Laptops oder Telefons werden alle Mitarbeiter und aktuellen Kunden benachrichtigt. Falls ein ernsthaftes Risiko besteht, dass personenbezogene Daten missbraucht werden, werden alle Kontaktpersonen informiert und der Vorfall innerhalb von drei Tagen nach der Entdeckung des Verstoßes dem Information Commissioner's Office gemeldet. ULS wird sich dann vom ICO über weitere Maßnahmen beraten lassen.

ABSCHNITT ZWEI - DATENSCHUTZHINWEIS ALLE DOKUMENTE BLEIBEN EIGENTUM SOWIE GEISTIGES EIGENTUM DES KUNDEN.

ANGABEN ZUR VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT

TÄTIGKEIT

Zweck/Begründung – Rechtsgrundlage/Besondere Bedingung

ÜBERSETZUNGSDIENSTE

ÜBERTRAGUNG VON DATEIEN

Für den Empfang und die Rückgabe von Dateien zur Dokumentenübersetzung ist unsere bevorzugte Methode die Verwendung von Cloud-basiertem Google Drive, obwohl einige Kunden einen Austausch per E-Mail bevorzugen und dies auf Anfrage angeboten wird – Vertrag

ÜBERSETZUNGSDIENSTE

ÜBERTRAGUNG VON DATEIEN

Für den Empfang und die Rückgabe von Dateien zur Dokumentenübersetzung ist unsere bevorzugte Methode die Verwendung von Cloud-basiertem Google Drive, obwohl einige Kunden einen Austausch per E-Mail bevorzugen und dies auf Anfrage angeboten wird – Vertrag

DOKUMENTENPRÜFUNG

Überprüfung und Bewertung der Übersetzung, die zur Ernennung eines geeigneten Linguisten erforderlich ist – Vertrag

DATEI-ENGINEERING

Bei Bedarf werden Übersetzungsdokumente in ein alternatives Format konvertiert, bevor sie an den Linguisten übermittelt werden – Vertrag

INSIGHTLY CRM SOFTWARE

BESTELLHISTORIE

Beibehaltung bisheriger Übersetzungsleistungen zur Optimierung des zukünftigen Kundenservice – Berechtigte Interessen

KUNDENDATENSATZ

Speicherung der wichtigsten Kontaktdaten für die Erbringung von Dienstleistungen – Vertrag

ALLGEMEINE ANSPRECHPARTNER

DATENBANK MIT KONTAKTINFORMATIONEN FÜR UNTERNEHMEN

Geschäftskontakte aus Netzwerken und Empfehlungen für die Vermarktung von ULS - Berechtigte Interessen

WEBSITE

Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die teilweise zu Marketingzwecken und zur Leadgenerierung von der Website generiert und auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden. – Berechtigte Interessen

E-MAIL-KAMPAGNEN

Mailchimp, eine Online-Marketingplattform und ein E-Mail-Marketingunternehmen, wird genutzt, um im Namen von ULS E-Mails zu Werbezwecken zu versenden - Berechtigte Interessen

UNTERNEHMEN

AKKREDITIERUNG

Nachweise über die Tätigkeiten von ULS und über verantwortliche Personen erfolgen im Antrags- und Auditprozess zur Zertifizierung nach ISO 9001, Institute of Translation & Interpreting und Chartered Institute of Linguists – Berechtigte Interessen

MITARBEITER

ABWESENHEITSÜBERWACHUNG UND BEURTEILUNG

Zur Überwachung von Leistung, Krankheit und Urlaubsabwesenheit – Berechtigte Interessen

PERSONALFRAGEN, BERATER

Die gelegentliche Überweisung an QBH Solutions zum Zwecke der Beratung zu Personaldokumenten wie Arbeitsverträgen und zur Unterstützung bei der Lösung von Disziplinar- und Beschwerdefragen – Berechtigte Interessen

GEHALTSABRECHNUNG DURCH DRITTANBIETER

Die Gehaltsabrechnung wird von Dritten, nämlich Aims Accountancy, verwaltet, da die Ressourcen dafür intern noch nicht verfügbar sind – Berechtigte Interessen / Besondere Bedingung B Rechtskonformität

BESCHÄFTIGUNGSUNTERLAGEN

Aufbewahrung von Bewerbungsformular und Vertrag, ggf. Ausweiskopien und Qualifikationen – Gesetzliche Verpflichtung / Besondere Bedingung B Rechtskonformität

BEVORZUGTE LINGUISTEN*

Aufbewahrung von Kopien von Ausweis, Lebenslauf und Qualifikationen, Kontaktinformationen und ggf. Wohnsitzland – Gesetzliche Verpflichtung/Besondere Bedingung B Rechtskonformität

UNFALLUNTERLAGEN

Aufbewahrung von Arbeitsunfallunterlagen – Gesetzliche Verpflichtung / Besondere Bedingung B Rechtskonformität

GEMEINSAME DATEN / DATENKONTROLLE

Die Daten werden nur an den/die direkt am Projekt beteiligten Dienstleister (z. B. Übersetzer/Linguist) weitergegeben. Alle Dienstleister sind gemäß unseren Dienstleistungsvereinbarungen zur vollständigen Vertraulichkeit verpflichtet.

Der Kunde ist der „Datenverantwortliche“. ULS fungiert als Datenverarbeiter und beansprucht keine Kontrolle über die von den Kunden gelieferten Daten. Kunden können sich das Recht vorbehalten, dass ULS alle Daten nach Belieben löscht oder zurückgibt.

*Bei einigen Übersetzungsprojekten fordert der Kunde die Identität des Linguisten an. Diese wird über das sichere Cloud-basierte System geteilt.

HANDHABUNG VON UNTERLAGEN

Angebote E-Mail Google Drive E-Mail / Server Google Drive 2 Jahre Endgültige Löschung
E-Mail E-Mail / Server Leitlinien aus dem Kodex Endgültige Löschung
Übersetzungsdateien Gedruckte Kopien
Elektronische Kopien
Verschlossene Schublade 1 Jahr Geschreddert
CDs Verschlossene Schublade
USBs E-Mail / Server 2 Jahre Löschung auf Kundenwunsch
Outlook-Adressbuch Online Sicheres Konto Unbefristet
Mitarbeiterunterlagen Gedruckte und gescannte Dateien Server / Büro 3 Jahre Endgültige Löschung
Unfallbuch Buch Büro 7 Jahre Geschreddert
Rechnungen Elektronisch erhoben und gedruckt Server / Büro 7 Jahre Endgültige Löschung