Política de protección de datos y aviso de privacidad

SECCIÓN UNO - POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Universal Language Solutions Ltd, Sociedad Registrada bajo el número 09002777.

Provident House, Burrell Row, Beckenham, Londres, BR3 1AT - Reino Unido.

ULS proporciona servicios de traducción de idiomas, poniendo en contacto a sus traductores profesionales con los proyectos en un servicio a medida adaptado a cualquier necesidad.

Para cualquier consulta sobre el contenido de este documento, o para cualquier solicitud de acceso a los datos que se conservan, póngase en contacto con Colin Allinson, Jefe de Operaciones, a través del correo electrónico info@universallanguagesolutions.com.

ULS está registrada en la Oficina del Comisionado de Información (Information Commissioner’s Office), con la referencia ZA394955
La persona responsable de la protección de datos y la seguridad de la información es el Director General, Manitu Szerman.

ENTENDER NUESTRAS OBLIGACIONES

ULS ha evaluado y documentado todas las actividades de procesamiento realizadas regularmente, las que exponen los datos a un alto riesgo y cualquier dato personal sensible. Estas actividades se han justificado utilizando las Bases Legales y las Condiciones Especiales previstas en el Reglamento y se han redactado en un Aviso de Privacidad; por favor vea la Sección Dos de este documento. El Aviso de Privacidad está disponible para todos los interesados en la página web, universallanguagesolutions.co.uk

DERECHOS DE ACCESO DE LOS INTERESADOS

Usted tiene derecho a solicitar detalles de cualquier información personal que ULS pueda tener sobre usted, y tiene más derechos con respecto a nuestro uso de esa información, incluyendo:

DATA SUBJECT ACCESS RIGHTS

Individuals have the right to request details of any personal information that ULS may hold on you, and you have increased rights regarding our use of that information, including;

  • * El derecho a solicitar la rectificación de los datos inexactos o desfasados
  • * El derecho a borrar su información (también conocido como "derecho a ser olvidado")
  • * El derecho a restringir la forma en que tratamos y utilizamos su información
  • * El derecho a solicitar que se le proporcione su información en un formato seguro y adecuado para su reutilización (también conocido como "derecho a la portabilidad")

ULS reconoce que cualquier persona puede preguntar si se conserva alguna información que contenga datos personales sobre ella. ULS responderá a las solicitudes por escrito a la mayor brevedad posible, sin tardar más de 30 días en proporcionar copias de los datos conservados. La empresa corregirá cualquier error si se le solicita, y se compromete a eliminar los registros cuando lo permita la Base Legal.

REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y DEL AVISO DE PRIVACIDAD

La protección de datos es un punto permanente del orden del día en la reunión de revisión de la gestión de ULS y en la reunión del consejo de administración; esto incluye una revisión de la evaluación del impacto de la protección de datos y del aviso de privacidad para comprobar su pertinencia y exactitud.  Estos documentos, así como el presente documento normativo, se revisan en su totalidad al menos una vez al año.

DATOS DE SEGURIDAD

Se hace todo lo posible para gestionar la información personal que posee ULS de forma responsable y segura.  Con este fin, todo el equipo en red está encriptado y protegido por contraseña, almacenado en servidores encriptados en la nube. Esto está respaldado por nuestro proveedor de TI, Resonate Cloud Services. La autenticación de dos factores se utiliza en todos los dispositivos móviles.

Google Drive, basado en la nube y utilizado para la gestión de archivos de proyectos, permite el acceso restringido sólo a los gestores de proyectos asignados.

Al personal que utiliza teléfonos móviles para acceder a la información de la empresa, incluidos los correos electrónicos, se le pide que añada un PIN o una huella dactilar de seguridad, y que se asegure de que se descargan las actualizaciones del sistema operativo cuando estén disponibles.

Los expedientes de personal en papel se guardan en un armario cerrado con llave en una oficina cerrada con un número limitado de personas.  El acceso al edificio está gestionado por una recepción con personal.

RESPUESTA A LAS INFRACCIONES

En caso de que se produzca una infracción, como una intrusión, pérdida o robo de un ordenador portátil o un teléfono, se informará a todo el personal y a los clientes actuales.  Si hay un riesgo serio de que los datos personales se utilicen de forma indebida, se informará a todos los contactos y se comunicará el incidente a la Oficina del Comisionado de Información en un plazo de tres días desde que se descubra la infracción; ULS tomará entonces las orientaciones sobre las medidas posteriores de la ICO.

SECCIÓN DOS - AVISO DE PRIVACIDAD TODOS LOS DOCUMENTOS SON PROPIEDAD Y PROPIEDAD INTELECTUAL DEL CLIENTE.

DECLARACIONES DE ACTIVIDAD DE PROCESAMIENTO

ACTIVIDAD

Finalidad/justificación - Base legal/condición especial

SERVICIOS DE TRADUCCIÓN

TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Recepción y devolución de documentos de archivo de traducción, método preferido es el uso de Google Drive basado en la nube, aunque algunos clientes prefieren un intercambio de correo electrónico y esto se utiliza cuando se solicita - Contrato

SERVICIOS DE TRADUCCIÓN

TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Recepción y devolución de documentos de archivo de traducción, método preferido es el uso de Google Drive basado en la nube, aunque algunos clientes prefieren un intercambio de correo electrónico y esto se utiliza cuando se solicita - Contrato

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión y evaluación de la traducción requerida para designar al lingüista adecuado - Contrato

INGENIERÍA DE ARCHIVOS

Si es necesario, los documentos de traducción se convierten a un formato alternativo antes de enviarlos al lingüista - Contrato

SOFTWARE INSIGHTLY CRM

HISTORIAL DE PEDIDOS

Conservación de los servicios de traducción anteriores para optimizar el servicio al cliente en el futuro - Intereses legítimos

REGISTRO DE CLIENTES

Conservación de los datos de contacto básicos para la prestación de servicios - Contrato

CONTACTOS GENERALES

BASE DE DATOS DE INFORMACIÓN DE CONTACTO PARA EMPRESAS

Contactos comerciales de redes y referencias para la promoción de ULS - Intereses legítimos

SITIO WEB

Las cookies son archivos de texto generados por el sitio web y almacenados en el ordenador del usuario en parte con fines de marketing y generación de clientes potenciales - Intereses legítimos

CAMPAÑAS DE CORREO ELECTRÓNICO

Mailchimp, una plataforma de marketing en línea y una empresa de marketing por correo electrónico, se utiliza para enviar correos electrónicos en nombre de ULS con fines de marketing - Intereses legítimos

NEGOCIO

ACREDITACIÓN

Las pruebas de las actividades de ULS y las personas responsables se proporcionan en el proceso de solicitud y auditoría para la certificación de la norma ISO 9001, el Instituto de Traducción e Interpretación y el Instituto Colegiado de Lingüistas - Intereses legítimos

PERSONAL

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LAS AUSENCIAS

Para controlar el rendimiento, las ausencias por enfermedad y las vacaciones - Intereses legítimos

CUESTIONES DE RRHH, CONSULTOR

La remisión ocasional a QBH Solutions para la consulta de documentos de RRHH, como los contratos de trabajo, y para la asistencia en la resolución de cuestiones disciplinarias y de quejas - Intereses legítimos

NÓMINA DE TERCEROS

La nómina es gestionada por un tercero, Aims Accountancy, ya que los recursos para ello aún no están disponibles internamente - Intereses legítimos / Condición especial B Cumplimiento legal

REGISTROS DE EMPLEO

Conservación del formulario de solicitud y del contrato, de las copias de identificación y de las cualificaciones, si procede - Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

LINGÜISTAS PREFERIDOS*

Conservación de copias de identificación, CV y calificaciones, información de contacto y país de residencia, si procede - Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

REGISTROS DE ACCIDENTES

Conservación de los registros de accidentes laborales - Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

DATOS COMPARTIDOS / CONTROL DE DATOS

Los datos sólo se compartirán con los proveedores directamente implicados en el proyecto (por ejemplo, traductores / lingüistas). Todos los proveedores están obligados a mantener la plena confidencialidad, tal y como se estipula en los términos de nuestro Acuerdo de Proveedores (Supplier Agreement).

El "controlador de datos" es el cliente. ULS actúa como procesador de datos y no reclama el control de los datos suministrados por los clientes. Los clientes pueden reservarse el derecho a que ULS elimine o devuelva los datos que deseen.

*Para algunos proyectos de traducción, el cliente solicita la identidad del Lingüista, esto se comparte a través del sistema seguro basado en la Nube.

CONTROL DE LOS REGISTROS

Presupuestos Correo electrónico Correo electrónico Google Drive / Servidor Google Drive 3 años Borrado permanente
Correo electrónico Correo electrónico / Servidor Orientación desde el código Borrado permanente
Archivos de traducción Copia impresa
Copia en papel
Cajón cerrado 2 años Destruido
CD's Locked Drawer
USB's Correo electrónico / Servidor 2 años Eliminación a petición del cliente
Libreta de direcciones de Outlook En línea Cuenta segura Indefinido
Registros de empleados Archivos en papel y escaneados Servidor / Oficina 3 años Borrado permanente / Triturado
Libro de accidentes Libro Oficina 7 años Destruido
Facturas En formato electrónico e impreso Servidor / Oficina 7 años Borrado permanente / Destruido