PREMIÈRE SECTION - POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES
Universal Language Solutions Ltd, société enregistrée sous le no 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham, Londres BR3 1AT - Royaume Uni
ULS fournit des services de traduction en associant ses traducteurs professionnels aux projets dans le cadre d'un service sur mesure adapté aux besoins.
Pour toute question concernant le contenu du présent document de politique et de l'avis de confidentialité, ou pour toute demande d'accès aux données détenues, veuillez contacter Colin Allinson, responsable des opérations, par courriel à info@universallanguagesolutions.com
ULS est enregistré auprès du Bureau du Commissaire à l'information, sous la référence ZA394954.
COMPRENDRE NOS OBLIGATIONS
ULS a évalué et documenté toutes les activités de traitement menées régulièrement, celles exposant les données à un risque élevé et toutes les données personnelles sensibles. Ces activités ont été justifiées à l'aide des bases légales et des conditions spéciales prévues par les règlements et consignées dans un avis de confidentialité, voir la section 2 du présent document. L'avis de confidentialité est disponible pour toutes les parties intéressées sur notre site internet, universallanguagesolutions.co.uk
DROITS D'ACCÈS DES PERSONNES CONCERNÉES
Les individus ont le droit de demander des détails sur les informations personnelles que ULS peut détenir sur vous, et vous avez des droits accrus concernant notre utilisation de ces informations, y compris :
DATA SUBJECT ACCESS RIGHTS
Individuals have the right to request details of any personal information that ULS may hold on you, and you have increased rights regarding our use of that information, including;
ULS reconnaît que toute personne peut demander si des informations contenant ses données personnelles sont détenues. ULS répondra aux demandes écrites dans les plus brefs délais, sans prendre plus de 30 jours pour transmettre des copies de toutes les données détenues. La société corrigera toute erreur sur demande et accepte de supprimer les enregistrements lorsque cela est autorisé par la base juridique.
RÉVISION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES ET DE L'AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
La protection des données est un point permanent de l'ordre du jour de la réunion d'examen de la gestion d'ULS et de la réunion du conseil d'administration ; cela inclut un examen de l'évaluation de l'impact de la protection des données et de l'avis de confidentialité pour en vérifier la pertinence et l'exactitude. Ces documents, ainsi que le présent document de politique, sont revus dans leur intégralité au moins une fois par an.
DÉTAILS DE SÉCURITÉ
Tout est mis en œuvre pour gérer les informations personnelles détenues par ULS de manière responsable et sécurisée. À cette fin, tout le matériel en réseau est crypté et protégé par un mot de passe, et stocké sur des serveurs cloud cryptés. Ces données sont sauvegardées par notre fournisseur informatique, Resonate Cloud Services. L'authentification à deux facteurs est utilisée sur tous les appareils mobiles.
Google Drive, basé sur le cloud, utilisé pour la gestion des fichiers de projet, permet un accès restreint seulement aux chefs de projet désignés.
Le personnel qui utilise des téléphones mobiles pour accéder à des informations professionnelles, y compris des courriels, est invité à ajouter une sécurité par code PIN ou empreinte digitale et à s'assurer que les mises à jour du système d'exploitation sont téléchargées lorsqu'elles sont disponibles.
Les dossiers personnels sur papier sont conservés dans une armoire fermée à clé dans un bureau fermé à clé avec un nombre limité de détenteurs de clés. L'accès au bâtiment est géré par une réception surveillée.
RÉPONSE AUX VIOLATIONS
En cas de violation, telle qu'une effraction, la perte ou le vol d'un ordinateur portable ou d'un téléphone, tout le personnel et les clients actuels seront informés. S'il existe un risque sérieux d'utilisation abusive des données personnelles, tous les contacts seront informés et l'incident sera signalé à l'Information Commissioner's Office (ICO, Bureau du Commissaire à l'information) dans les trois jours suivant la découverte de la violation ; ULS recevra alors des conseils de l'ICO sur les mesures à prendre.
DEUXIÈME SECTION - AVIS DE CONFIDENTIALITÉ TOUS LES DOCUMENTS RESTENT LA PROPRIÉTÉ ET LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE DU CLIENT.
LES RELEVÉS D'ACTIVITÉ DE TRAITEMENT
ACTIVITÉ
Objectif/justification - Base juridique / Condition particulière
TRANSFERT DE FICHIER
FILE TRANSFER
Réception et retour des documents du dossier de traduction, la méthode préférée étant l'utilisation de Google Drive, bien que certains clients préfèrent un échange d'emails et ceci est utilisé lorsque cela est demandé - Contrat
SERVICES DE TRADUCTION
TRANSFERT DE FICHIER
Réception et retour des documents du dossier de traduction, la méthode préférée étant l'utilisation de Google Drive, bien que certains clients préfèrent un échange d'emails et ceci est utilisé lorsque cela est demandé - Contrat
EXAMEN DES DOCUMENTS
Examen et évaluation de la traduction nécessaire pour désigner un linguiste approprié - Contrat
MISE EN PAGE
Si nécessaire, les documents de traduction sont convertis dans un format alternatif avant d'être envoyés au linguiste - Contrat.
LOGICIEL CRM INSIGHTLY
HISTORIQUE DE LA COMMANDE
Conservation des services de traduction précédents afin d'optimiser le service client futur - Intérêts légitimes
DOSSIER CLIENT
Conservation des coordonnées de base pour la prestation de services - Contrat
CONTACTS GÉNÉRAUX
BASE DE DONNÉES D'INFORMATIONS DE CONTACT POUR LES ENTREPRISES
Contacts commerciaux issus de la mise en réseau et des références pour la promotion d'ULS - Intérêts légitimes
SITE INTERNET
Les cookies sont des fichiers texte générés par le site internet et stockés sur l'ordinateur de l'utilisateur en partie à des fins de marketing et de génération de pistes - Intérêts légitimes.
CAMPAGNES DE COURRIER ÉLECTRONIQUE
Mailchimp, une plateforme de marketing en ligne et une société de marketing par courriel, est utilisée pour envoyer des courriels au nom d'ULS à des fins de marketing - Intérêts légitimes
BUSINESS
ACCREDITATION
Les preuves des activités d'ULS et des personnes responsables sont fournies dans la demande et le processus d'audit pour la certification ISO 9001, Institute of Translation & Interpreting et Chartered Institute of Linguists (Association de la traduction et de l'interprétation et Institut des linguistes) - Intérêts légitimes
PERSONNEL
LE SUIVI DES ABSENCES ET LES ÉVALUATIONS
Pour contrôler les performances, les absences pour cause de maladie et de vacances - Intérêts légitimes
QUESTIONS DE RESSOURCES HUMAINES, CONSULTANT
Le renvoi occasionnel à QBH Solutions à des fins de consultation sur des documents RH tels que les contrats de travail, et d'assistance pour la résolution de problèmes disciplinaires et de griefs - Intérêts légitimes
LA PAIE DES TIERS
La paie est gérée par un tiers, Aims Accountancy, car les ressources nécessaires ne sont pas encore disponibles en interne - Intérêts légitimes / Condition spéciale B Conformité légale
DOSSIERS D'EMPLOI
Conservation du formulaire de candidature et du contrat, des copies des pièces d'identité et des qualifications, le cas échéant - Obligation légale / Condition spéciale B Conformité légale
LINGUISTES PRÉFÉRÉS*
Conservation des copies de l'identification, du CV et des qualifications, des informations de contact et du pays de résidence, le cas échéant - Obligation légale / Condition spéciale B Conformité légale
DOSSIERS D'ACCIDENTS
Conservation des dossiers d'accidents du travail - Obligation légale / Condition spéciale B Conformité légale
DONNÉES PARTAGÉES / CONTRÔLE DES DONNÉES
Les données ne seront partagées qu'avec le(s) fournisseur(s) directement impliqué(s) dans le projet (c'est-à-dire les traducteurs/linguistes). Tous les fournisseurs sont tenus à une confidentialité totale, comme le stipulent les termes de notre accord avec les fournisseurs.
Le "contrôleur de données" est le client. ULS agit en tant que processeur de données et ne prétend pas contrôler les données fournies par les clients. Les clients peuvent se réserver le droit de demander à ULS de supprimer ou de restituer les données qu'ils souhaitent.
*Pour certains projets de traduction, le client demande l'identité du linguiste, qui est partagée via le système sécurisé basé sur le Cloud.
CONTRÔLE DES DOSSIERS
| Devis | Courriel | Google Drive Email / Serveur Google Drive | 2 ans | Suppression permanente |
| Courriel | Courriel / Serveur | Conseils par code | Suppression permanente | |
| Fichiers de traduction |
Copie papier Copie électronique |
Tiroir verrouillé | 1 an | Déchiqueté |
| CD | Tiroir verrouillé | |||
| USB | Courriel Serveur | 2 ans | Supprimé à la demande des clients | |
| Carnet d'adresses Outlook | En ligne | Compte sécurisé | Indéfini | |
| Dossiers des employés | Fichiers papier et scannés | Serveur/Bureau | 3 ans | Suppression permanente |
| Livre des accidents | Livre | Bureau | 7 ans | Déchiqueté |
| Factures | Levée électronique et impression | Serveur/Bureau | 7 ans | Suppression permanente |