ARTICOLO UNO - POLITICA PROTEZIONE DEI DATI
Universal Language Solutions Ltd, Compagnia registrata sotto al numero 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham, Greater London BR3 1AT - Regno Unito.
ULS fornisce servizi di traduzione assegnando i propri traduttori professionisti ai vari progetti, nell’ottica di un servizio personalizzato in base ad ogni esigenza.
In caso di dubbi o domande a riguardo del presente documento, o richieste di accesso ai dati conservati, vi preghiamo di entrare in contatto con Colin Allinson, Responsabile Operazioni, via e-mail scrivendo a info@universallanguagesolutions.com .
ULS è registrata presso l’Ufficio del Commissario per l’Informazione (Information Commissioner’s Office), con il numero ZA394954
La persona responsabile per la protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni è il Direttore Generale, Manitu Szerman.
COMPRENDERE I NOSTRI OBBLIGHI
USL ha valutato e documentato tutte le attività procedurali condotte su base regolare, che espongono i dati ad un alto rischio e che coinvolgono dati personali sensibili. Tali attività sono state giustificate in funzione delle Basi Legali e Condizioni Speciali fornite nei Regolamenti e redatte in un’Informativa sulla Privacy. Vi preghiamo di consultare l’Articolo Due del presente documento. L’informativa sulla Privacy è disponibile a tutti gli interessati sul nostro sito, universallanguagesolutions.co.uk
DIRITTI DI ACCESSO AI DATI
Gli interessati hanno il diritto di richiedere dettagli sulle rispettive informazioni personali in possesso di ULS, nonché il diritto concernente l’uso di tali informazioni, tra cui:
ULS è consapevole che qualsiasi persona può chiedere se abbia in possesso informazioni che contengano i sui dati personali. ULS risponderà per iscritto alle richieste nel più breve tempo possibile, e comunque non oltre 30 giorni, fornendo copie dei dati in suo possesso. La società dovrà correggere, se richiesto, eventuali errori e sin d’ora accetta di cancellare dati laddove sia permesso, ai sensi della Base Legale.
REVISIONE DELL’INFORMATIVA E DELLA POLITICA DI PROTEZIONE DEI DATI
La protezione dei dati è un punto costante dell’ordine del giorno delle riunioni del Consiglio Direttivo ULS e del suo Consiglio d’Amministrazione; le attività includono una revisione della valutazione dell’impatto della protezione dei dati e dell’Informativa sulla privacy, al fine di verificarne accuratezza e pertinenza. I documenti e la presente policy sono rivisti completamente almeno una volta all’anno.
DETTAGLI DI SICUREZZA
Sono adottate tutte le misure possibili per gestire le informazioni personali in possesso di ULS in maniera responsabile e sicura. A tal proposito, tutta l’attrezzatura di rete è criptata e protetta da password, immagazzinata in server in cloud criptati. Tutto ciò è supportato dal nostro provider IT, Resonate Cloud Services. Tutti i dispositivi mobili adottano doppio fattore d’autenticazione.
Google Drive, in base cloud, utilizzato per la gestione dei file di progetto, permette l’accesso ristretto solo ai Project Manager assegnati ai singoli progetti.
I collaboratori che usano smartphone per avere accesso alle informazioni aziendali, compresa la posta elettronica, devono aggiungere un PIN di sicurezza o il riconoscimento con impronta digitale, e garantire di provvedere al download dei sistemi operativi aggiornati, quando disponibili.
Le copie cartacee dei file personali sono custodite in armadio chiuso a chiave, in un ufficio chiuso a chiave. Le chiavi sono in possesso di un numero limitato di soggetti. L’accesso all’edificio è gestito da una reception presidiata.
RISPOSTA ALLE VIOLAZIONI
Nel caso di una violazione, come un'effrazione, lo smarrimento o il furto di un computer portatile o di uno smartphone, tutto il personale e i clienti esistenti saranno informati. Nel caso di rischio importante di uso illecito di dati personali, tutti i contatti saranno informati e l’incidente denunciato all’Ufficio del Commissario per l’Informazione entro tre giorni dalla scoperta della violazione; in tal caso, ULS si incaricherà di intraprendere tutte le azioni successive presso l’Ufficio del Commissario per l’Informazione (ICO).
ARTICOLO DUE – INFORMATIVA PRIVACY LA PROPRIETÀ DI TUTTI I DOCUMENTI, COSÌ COME LA PROPRIETÀ INTELLETTUALE, RIMANE IN CAPO AL CLIENTE.
DEFINIZIONI DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO
ATTIVITÀ
Scopo/ragione – Base legale / Condizione Speciale
SERVIZI DI TRADUZIONE
Ricezione e restituzione dei documenti di traduzione; il metodo preferito è l’uso di Google Drive, in base cloud. Tuttavia, alcuni clienti preferiscono l’invio via mail, utilizzato quando richiesto – Contratto
SERVIZI DI TRADUZIONE
TRASFERIMENTO FILE
Ricezione e restituzione dei documenti di traduzione; il metodo preferito è l’uso di Google Drive, in base cloud. Tuttavia, alcuni clienti preferiscono l’invio via mail, utilizzato quando richiesto – Contratto
REVISIONE DEI DOCUMENTI
Revisione e valutazione della traduzione richiesta, eseguite da un linguista appropriato – Contratto
FILE ENGINEERING
Laddove richiesto, i documenti di traduzione sono convertiti in un formato alternativo prima di inviarli al linguista – Contratto
SOFTWARE CRM INSIGHTLY
STORICO ORDINI
Conservazione dei servizi di traduzione precedenti per ottimizzare il futuro servizio al cliente – Interesse legittimo
REGISTRO CLIENTI
Conservazione dei dettagli di contatto base per fornire i servizi – Contratto
CONTATTI GENERALI
BANCA DATI INFORMAZIONI DI CONTATTO PER ATTIVITÀ AZIENDALI
Contatti aziendali provenienti dalla rete e dai referenti per la promozione di ULS – Interesse legittimo
SITO INTERNET
I cookies sono file di testo generati dal sito e immagazzinati nel computer dell’utente ai fini di marketing e Lead Generation – Interesse legittimo
CAMPAGNE E-MAIL
Mailchimp, una piattaforma di marketing online e società di marketing a mezzo e-mail, collabora con ULS per inviare e-mail a suo nome, con finalità pubblicitarie – Interesse legittimo
ATTIVITÀ AZIENDALI
RICONOSCIMENTO
La prova delle attività di ULS e dei soggetti responsabili è fornita nella richiesta e nella procedura di valutazione per ottenere il certificato ISO 9001, il certificato dell'Institute of Translation & Interpreting e il certificato del Chartered Institute of Linguists – Interesse legittimo
PERSONALE
MONITORAGGIO DELLE ASSENZE E VALUTAZIONI
Per seguire la performance, le assenze per malattie o ferie – Interesse legittimo
TEMATICHE RISORSE UMANE, CONSULENZA
Il riferimento occasionale a QBH Solutions ai fini di consultazione di documenti afferenti alle Risorse Umane, come Contratti di lavoro, e per assistenza nella risoluzione di questioni disciplinari o controversie – Interesse legittimo
PAGAMENTI DI TERZI
I pagamenti sono gestiti da terzi, Aims Accountancy, dal momento che le risorse in tal senso non sono ancora disponibili internamente – Interesse legittimo / Condizione Speciale B Conformità legale
REGISTRI D’IMPIEGO
Conservazione dei moduli di domanda e del contratto, copie dei documenti di riconoscimento e delle qualifiche, laddove applicabile – Obblighi legali / Condizione Speciale B Conformità legale
LINGUISTI PREFERENZIALI*
Conservazione delle copie dei documenti di riconoscimento, CV e qualifiche, informazioni di contatto e paese di residenza, laddove applicabile – Obblighi legali / Condizione Speciale B Conformità legale
REGISTRI INFORTUNI
Conservazione dei registri di infortuni sul lavoro – Obblighi legali / Condizione Speciale B Conformità legale
DATI CONDIVISI / CONTROLLO DATI
I dati saranno condivisi unicamente con il(i) fornitore(i) direttamente coinvolto(i) nel progetto (per esempio, traduttori / linguisti). Tutti i fornitori sono vincolati alla piena riservatezza, come definito nelle clausole del nostro Accordo con i Fornitori.
Il “Responsabile del Trattamento dei dati” è il Cliente. ULS agisce come elaboratore dei dati e non ha controllo sui dati forniti dai clienti. I clienti possono riservarsi il diritto di far cancellare o restituire i dati da ULS, se lo desiderano.
*Per alcuni progetti di traduzione, il cliente richiede l’identità del linguista, che è condivisa mediante un sistema sicuro, in base cloud.
CONTROLLO REGISTRI
| Preventivi | E-mail Google Drive / Server Google Drive | 2 anni | Eliminazione definitiva | |
| E-mail Server | Secondo la legge | Eliminazione definitiva | ||
| File di traduzione |
Copia cartacea Copia elettronica |
Cassetto chiuso a chiave | 1 anno | Triturazione |
| CD | Cassetto chiuso a chiave | |||
| USB | E-mail Server | 2 anni | Cancellato a richiesta del cliente | |
| Lista indirizzi Outlook | Online | Account sicuro | Indefinito | |
| Registri dipendenti | Archivi in copia cartacea e digitalizzata | Server / Ufficio | 3 anni | Eliminazione definitiva |
| Libro infortuni | Libro | Ufficio | 7 anni | Triturazione |
| Fatture | Elaborate elettronicamente e stampate | Server / Ufficio | 7 anni | Eliminazione definitiva / Triturazione |